Secteur du développement international: Retour leçons apprises du bureau d'administration
Pourquoi Retour du bureau d'administration?
Dans le secteur du développement international, back office d'administration et les réseaux sociaux sont essentiels à la façon dont les pratiques sont améliorées. Le travail de l'expert administrateur pour le but de fournir de retour les activités du Bureau des projets de développement comprennent une gamme variée de tâches administratives et les services de routine. Ces prestations de services effectuées à l'appui d'une activité professionnelle telles que la surveillance et l'organisation d'une enquête nationale, en fournissant l'ensemble des directives administratives et de soutien à des programmes multi-bailleurs pour la bonne gouvernance et des programmes de croissance économique ont joué un rôle central dans consultants " travaux dans les différentes régions du monde. Ces travaux ont exigé des efforts pour atteindre les partenaires locaux, des responsables gouvernementaux, des professionnels urbains, des hommes d'affaires et les femmes, et une communauté rurale têtes.
administration de bureau Retour a joué un rôle particulièrement important dans la gestion de projets de développement international. Cela reflète l'expertise durable de l'administrateur experts dans de nombreux programmes internationaux. administration de bureau Retour a été stratégique pour les travaux de projets de développement international. Et l'engagement d'experts administrateur a été fondamentale pour les efforts visant à gérer des projets de développement. En raison de l'importance croissante de l'administration de back-office pour les projets de développement international stratégie, sa contribution potentielle à l'avenir des phases la gestion des projets de développement, il est d'une importance vitale pour les experts d'administrateur à tous les niveaux pour comprendre ce qu'est la gestion et les sciences de la décision suggérer, et ce que les consultants qui ont travaillé à ce titre ont appris, sur la façon de s'engager et de tirer parti des partenaires locaux dans les projets et réseaux institutionnels.
Administration 101 pour les Conseillers: Leçons apprises
administration Back Office est une forme d'activité la gestion organisationnelle basée sur des efforts réclamés à améliorer les pratiques de mise en œuvre des projets. (2) Il n'est pas nécessairement technique, que les termes des projets de référence (TDR) peut préciser les aspects techniques des projets. administration de bureau (3) Retour a plutôt des avantages de l'expert administrateur étant à caractère scientifique et / ou de recherche statistique, sans avoir à le faire. Il donne l'expert de l'administration et administrateur des postes de direction que les scientifiques ou les statisticiens considèrent comme ennuyeux et fastidieux. Pour l'expert administrateur, ces emplois représentent les tâches avec un début, milieu et une fin. Ainsi, de retour administration de bureau fait partie de la plupart des projets de développement où les tâches dédié à l'exécution de la mise en œuvre du projet lui-même lieu (4).
Il n'existe pas de «typique» technique et / ou projet de développement statistique. Les projets techniques peuvent présenter des règles du projet, des structures, des types d'autorité politique, et les termes de référence (TDR) qui peuvent être influencées par les conditions sociales et institutionnelles et des politiques gouvernementales. (5) Ainsi, par exemple, le «renforcement des capacités du secteur de la microfinance dans le sondage de la Sierra Leone» projet (2007/08) dans la catégorie de la Facilité Climat des Affaires ACP (BizClim), une initiative conjointe financée au titre du 9e Fonds européen de développement (FED), ont eu tendance, du moins traditionnellement, d'être purement statistiques, mais les définitions interpersonnelles du projet souligne la pertinence de l'expert administrateur. Il existe de grandes questions d'organisation impliqués dans toutes financés par des donateurs projet qui nécessitera l'engagement d'un expert administrateur qui traite de ces questions d'une manière opportune et efficace. (6) entrées L'expert de l'administrateur dans le projet de partenariat ACP-UE BizClim comprendre l'organisation et le contrôle de l'enquête sur le terrain qui fait l'expert le plus d'influence que d'autres experts dans le projet. L'expert administrateur est considéré comme le projet coordinateur qui permet de bonnes conditions en vertu desquelles tous les experts du projet sont en mesure de travailler. (7)
Valeurs administratives, procédés et organisation
Administratif valeurs restent profondément ancrées dans l'administration de back office des projets de développement international et ont eu une profonde influence sur les mœurs des projets de développement social et la culture politique. (Cette observation vaut pour une grande partie de tous les projets de développement ainsi.)
Ces valeurs incluent la prime de haute mise de départ et leader des questions d'organisation qui fournissent des culture de haute performance qui met l'accent autonomisation, la qualité, la productivité et des normes, et l'atteinte des objectifs. Ces valeurs favorisent aussi la solidarité endogroupe, qui trouve son expression dans la fidélité à l'équipe d'experts techniques, (8) couplé à un puissant désir d'assurer l'inclusion appropriée de la sortie du projet (dans le cas du projet BizClim, l'enquête) dans le développement stratégique plan pour l'ensemble du programme, assurer une véritable coordination opérationnelle avec les termes de l'entrepreneur de référence, ce qui trouve son expression dans possédant les compétences nécessaires, les qualités personnelles et les niveaux de motivation pour atteindre les objectifs de compétence de la fourniture de retour de soutien de bureau et de travailler avec des institutions ou des entreprises de la région. (9)
Les procédures administratives Les formes traditionnelles de services adaptés afin de soutenir efficacement les experts techniques, afin d'atténuer les problèmes lorsque cela est possible et à préserver un environnement dynamique et productive. (10) Ces processus sont menées en conformité avec les principes de base administrative, fournissant des collègues (qui sont les experts techniques) avec les ressources (ressources humaines, les installations physiques, ainsi que l'infrastructure informatique et de systèmes) dont ils ont besoin pour mener à bien leur projet de recherche ou de mission de service. (11) En outre, en collaboration avec les partenaires locaux est extrêmement important et autres tâches d'importance incluent la recherche et l'examen des documents existants, et des recommandations pour la structure opérationnelle qui produit. (12) La mesure exacte dans laquelle ces administratives de base processus sont appliqués déterminer comment réussi à atteindre le mandat de l'entrepreneur par les exigences de service par lequel l'expert doit:
· Clairement comprendre les besoins de tous les acteurs du projet (13);
· Développer une approche d'équipe basé sur une collaboration étroite et le soutien mutuel et la confiance entre l'équipe d'experts et les acteurs locaux dans le projet (14);
· De motiver et de continuer à inspirer un auxiliaire et compétents locaux personnel dans le projet; (15)
· Veiller à ce que les rôles et les responsabilités des objectifs du programme et la gestion des ressources sont clairement définis et bien compris par tous les intéressés. (16)
Sur le plan organisationnel, chaque projet de développement international mis en oeuvre dans n'importe quelle région se compose de groupes de bénéficiaires imbriqués. Dans le cas de l'BizClim projet de microfinance en Sierra Leone (2007/08), le bénéficiaire direct de l'activité est le programme de microfinance Nacsa ainsi que les organisations partenaires (MITAF, BoSL et SLAMFI). Il ya aussi les bénéficiaires indirects, qui comprennent les six IMF existantes et les quatre banques communautaires participent activement à MITAF ainsi que le secteur dans son ensemble. (17) Les termes utilisés pour décrire ces groupes d'intervenants et de la signification qui leur est attribué peut varier selon le projet, cependant, les processus administratifs de base s'appliquent dans tous les cas. Cela simplifie les efforts déployés par l'expert administrateur qui doivent être qualifiés de comprendre relations avec les intervenants, la dynamique et la politique dans la mise en œuvre des projets. (18)
L'énormité des tâches dans un projet et la politique questions à traiter avec les bailleurs de fonds de développement a fait tomber en arrière sur les intrants de l'expert administrateur de soutien pour faire face aux défis de la coordination de la mise en œuvre des projets. En conséquence, stratégiques des processus administratifs ont acquis une plus grande importance dans la gestion back-office de ces dernières années. Ce n'est pas une erreur de mettre l'accent sur l'importance du rôle de l'expert administrateur dans un projet ou à l'égard de l'expert administrateur en tant que principe d'organisation central de tout projet de développement mis en œuvre. Une grande partie des processus back-office d'administration doivent veiller à ce les objectifs spécifiques du projet sont toujours poursuivis, dans le cas d'un projet d'enquête, par exemple, les outils d'enquête sont développés et testés, la recherche sur le terrain est entreprise, les données est revu avant le traitement et l'analyse statistique est effectuée et le rapport final rédigé. (19)
Un détail, une image mise à jour du back-office d'administration système à des projets de développement international est difficile de voir, au moins dans la littérature. Une grande partie de ce qui est connu sur l'administration de back-office est basée sur les profils fournis par les bailleurs de fonds du projet, et les lacunes d'information ont souvent à être comblé par ce que l'expert administrateur doit faire pour assurer la mise en œuvre réussie d'un projet financé par des donateurs. Bien qu'il existe un certain nombre de recueils utiles sur les responsabilités traditionnelles des agents administratifs dans les organisations, ces catalogues sont en grande partie de la description de travail qui sont en grand besoin de mise à jour pour répondre aux attentes élevées des besoins projets de développement international. (20) Enfin, il n'y a pas eu d'effort systématique pour évaluer l'impact du rôle de l'expert administrateur dans le projet de mise en œuvre et l'état des relations entre l'expert administrateur et tous les groupes d'intervenants dans un projet. Cet article nous l'espérons, constituera un premier pas modeste dans cette direction. (21)
La culture Logique de l'administration Back Office et de mise en œuvre du projet
Comment les valeurs administratives s'exprimer dans la conduite de l'expert de l'administrateur? experts administrateur sont intensément jaloux de l'intégrité du travail des résultats-dans la mesure où l'intégrité des résultats de travail a été décrit comme le centre de consultation "de la gravité." La culture de l'intégrité des les résultats du travail et la menace implicite de perdre frais si les résultats des projets sont compromis peut être un vestige du serment de l'administrateur de back-office de l'engagement d'experts-un engagement d'assurer la survie individuelle et de groupe quand il ya des termes de référence doivent être strictement respectées. En conséquence, les relations sociales entre les parties prenantes à un projet sont caractérisées par un degré élevé d'inquiétude quant à l'intégrité des résultats de travail, le statut et les délais. (22) Un célèbre proverbe Steven R. Covey exprime cette tendance: «Cherchez d'abord à comprendre, ensuite à être compris». Certains voient dans la politesse et la générosité extraordinaire des consultants qui caractérisent leurs relations sociales à l'égard des intervenants dans un projet comme un moyen d'endiguer cette propension à l'anxiété et l'appréhension de l'intégrité des résultats du projet. (23)
Comment expliquer cette tendance? Une explication est que c'est une conséquence de ce qui définit un consultant. La carrière d'un consultant est construit sur le maintien de l'éthique et l'honnêteté scrupuleuse qui sont la marque d'un succès consultant et d'accorder une attention encore plus à l' la perception d'un comportement éthique. (24) Une autre explication est que c'est un trait caractéristique d'être un consultant pour être efficace et être conscient des délais du projet. Le consultant administrateur doit avoir l'expérience voulue. Connaissance des procédures de l'industrie, les exigences du projet, les coûts de projet susceptible, et les délais des projets susceptibles, sont tous des exemples de cas où l'insuffisance de l'organisation l'expérience peut entraîner des coûts et d'explosions de temps. L'expert administrateur doit rester en contact avec les derniers développements dans les projets de l'administration de fournir de judicieux conseils pour les intervenants du projet. (25)
Dans l'administration de back-office, l'équipe d'experts de consultants, les bénéficiaires directs et indirects du projet, et les affiliations gouvernement à définir l'administrateur d'experts de l'identité et le statut d'un projet. Par conséquent, toutes les interactions personnelles dans un projet qui pourrait avoir une dimension collective. Les experts sont réunis pour un projet n'est pas un choix personnel, mais une affaire d'équipe, avec des implications pour le statut et la réputation de toute l'équipe d'experts. (26) Les conflits entre les différents experts dans une équipe ont toujours le potentiel pour devenir des conflits entre les groupes qui compromettent le succès de l'ensemble du projet. (27)
Les relations sont au cœur de projet de vie. Dans un environnement marqué par la suspicion et le potentiel conflit entre l'équipe d'experts et les acteurs locaux, la construction et le maintien de relations est un moyen de réduire le cercle des adversaires potentiels ou des ennemis. (28)
Dos administration de bureau est systémique, il a à voir avec les questions d'organisation du projet, et les activités menées à la base de l'action systémique soutenue. de l'interaction est l'unité fondamentale des tâches se fait dans un projet. À chaque occasion, l'expert estime que la coopération administrateur échelle de l'organisation comme la clé de la bonne exécution des tâches, il est généralement en réponse à une tâche spécifique, telle que dans la collecte de données économiques qui devraient être inclus dans un rapport. (29)
administration de bureau Retour a une dimension inter-organisationnels ainsi. Un projet est souvent identifié avec le gouvernement d'un pays, sa structure de la fonction publique, et la société civile. Ainsi, un expert administrateur est tenu de traiter l'ensemble de ces structures à un niveau professionnel. (30) Pour l'expert administrateur, le domaine administratif de tous les projets de développement international ainsi généralement consiste à négocier avec un certain nombre de pertinentes intervenants exclusivement spécifiée par les termes de référence du projet. Parmi les experts de l'équipe, il ya une forte pression de ne pas s'aliéner ces intervenants dans un projet. Parce que le groupe des experts (consultants) est généralement impliqués dans la culture plus d'une institution, et dans chaque cas, ils sont considérés comme des outsiders au début, les experts doivent être en mesure de gagner la confiance des étrangers qui peuvent initialement être menacée par la présence de consultants. L'expert doit être administrateur de cette personne de caractère prestance capable de projeter l'image de l'équipe d'experts de pour les autres parties prenantes. Une bonne dose d'humour qui est dit de faire des merveilles, notamment lorsqu'elles s'adressent à soi-même. (31)
Certaines activités de «back administration de bureau prendre la forme de manière efficace en utilisant toutes sortes de réseaux. de la fonction publique et les réseaux de la société civile sont parfois renforcée par une diminution des interactions sociales ou professionnelles des relations plus personnelles, et peut être mobilisé dans la poursuite d'intérêts communs. Administrateur experts sont particulièrement aptes à mobiliser les réseaux sociaux et de forger des alliances plus personnelles, qui représentent en partie la succès des projets internationaux de développement du secteur. (32)
Le Spider dans le Web
Dans l'ensemble, les organismes donateurs ont traité avec des experts administrateur à titre de courtiers projets d'énergie pour aider à administrer ou de mettre en œuvre un projet, et ils ont souvent essayé de coopter les travaux de l'expert administrateur dans le cadre d'une stratégie de choses se «fait». Autres participant à un projet de consultants ont également dépendait en grande partie sur les travaux des experts administrateur pour obtenir des résultats de projets de qualité. Il est donc important de comprendre les sources et limites de l'autorité d'experts-administrateur et l'influence de l'organisation. (33)
l'autorité d'experts administrateur. L'expert administrateur traditionnellement effectue un certain nombre de fonctions liées à la vie intérieure du projet et ses relations avec les autres parties prenantes et les autorités. Le rôle de l'expert administrateur pour le développement international les projets du secteur implique plus traditionnels comme les fonctions administratives, et l'expert administrateur remplir un certain nombre de fonctions importantes. Le travail de l'expert de l'administrateur a été à l'araignée dans la collecte d'information sur Internet de ses partenaires, tout à partir de données administratives pour leur contribution technique, leur expertise et leurs attentes du projet, tout en s'assurant qu'ils respectent des délais du projet. (34)
Une tâche très intéressant, c'est de bien comprendre tous les termes de référence spécifiques d'un projet et d'obtenir tous les partenaires à les comprendre et les accepter ainsi. (35) Dans certains cas, le travail semble consister d'appeler d'autres personnes-bluff pas les consultants qui participent mais les acteurs locaux dans le projet. Presque sans exception, souvent les acteurs locaux vue avec méfiance le travail des consultants, et le défi est de savoir dans quelle mesure on a faire preuve de souplesse sur la plupart des choses, et quand rester au sol sur les choses qui comptent-que les choses se faire selon les termes de référence et le maintien de son intégrité. (36) Il faut être prêt à attirer l'attention de l'autorité contractante dans de tels cas afin de défendre sa position dans ces deux cas, sans mettre en péril le projet. (37)
Le expert administrateur doit avoir une connaissance approfondie de la façon dont fonctionne le financement des bailleurs de fonds, et devraient être qualifiés dans le développement de bons contacts personnels avec les gens dans le gouvernement et la société civile. (38) L' très gros côté positif de l'expert administrateur est en plein centre de la prise de décision dans le projet mis en œuvre et le rôle de l'expert administrateur devient plus important quand il ou elle est capable de créer les conditions pour faire le maximum de personnes travaillant dans le projet et leurs talents. (39) L'expert administrateur est plus en contrôle de son propre travail, de voir la production qui est en quelque sorte de relation au temps et des efforts mis en, de travailler sur des projets qui ont un début une fin. L'expert administrateur est chargé de la gestion au jour le jour du projet. Le travaux de l'expert administrateur est littéralement la gestion de projets de recherche. (40) L'expert administrateur doit être bien organisé pour s'assurer que les délais sont respectés et tous les partenaires sont impliqués; diplomatiques suffisante pour traiter avec des gens d'horizons différents, et, peut-être le plus important de tous, imperturbable. (41)
Éléments de la gestion organisationnelle traditionnelle encore s'appliquent dans tous les projets internationaux de développement du secteur. Questions de gestion et d'organisation abondent dans la réalisation de projets de développement du secteur. Par exemple, si l'administration d'enquête est la «ligne» activité au sein du projet, la responsabilité ultime de la prestation est de la compétence de l'expert administrateur. (42) Et les acteurs les plus et les unités organisationnelles qui sont nécessaires à la prestation programmes internationaux de développement du secteur, le plus complexe que la livraison peut être. La nécessité d'une coordination et la coopération dans de tels systèmes complexes est essentielle au succès. (43)
Administratif influence. influence administrative est calculé en fonction des tâches accomplies. Détails sur le sujet. Chaque tâche pour mener à bien des questions projets. (44) l'intégrité des questions aussi. L'intégrité des résultats de travail est essentiel dans des projets de développement international. (45)
Aujourd'hui, comme mentionné ci-dessus, l'administration de back-office est généralement la plus élevée niveau qui ont soutenu l'action sociale se produit, les experts d'administrateur sont considérés comme des unités d'action efficace. Et l'influence d'un expert administrateur est généralement mesurée en termes de son l'éthique du travail, la capacité à garantir les intérêts du projet. (46)
Le secteur des donateurs Aujourd'hui
Les règles des bailleurs de fonds et de leur influence et leur termes de référence spécifiques varient mais ont un objectif commun: la livraison effective des objectifs du projet. (47) Il ya un bon nombre de bailleurs de fonds bien connu travaillant pour le bien de l'humanité. Certains bailleurs de fonds de ces consultants doivent connaître les suivantes:
· La Facilité Climat des Affaires ACP (BizClim), une initiative conjointe ACP-UE, est axée sur la demande et les demandes d'assistance mis en place sont mises en œuvre par des contrats avec les contrats-cadres de la Commission (le bénéficiaire) ou par appels d'offres. À cet égard, le L'autorité contractante est la Commission européenne, mais la gestion quotidienne de chaque contrat est assurée par BizClim. (48).
· L'USAID, le fédéral indépendant fois un organisme du gouvernement des États-Unis, souvent coopère avec les institutions multilatérales et régionales telles que la Banque africaine de développement, la Banque asiatique de développement, la Banque internationale de Les établissements, la Banque européenne pour la reconstruction et le développement, la Banque internationale pour la reconstruction et le développement (BIRD), le FIDA, le FMI, l'OIM, l'OCDE et le PNUD, pour mettre en œuvre des projets dans diverses parties du monde. (49).
· Le Department for International Development (DFID) est la partie du gouvernement britannique qui gère la Grande-Bretagne aide aux pays pauvres et travaille à se débarrasser de l'extrême pauvreté et travaille souvent avec des consultants à bien des égards. Il a deux sièges (Londres et East Kilbride, près de Glasgow) et 64 bureaux à l'étranger. Il a également plus de 2500 employés, dont presque la moitié travaillent à l'étranger (DFID). (50)
· Le gouvernement australien, par l'AusAID, la concurrence du travail d'aide des contrats à des sociétés australiennes et internationales. Ces entreprises utilisent leur expertise pour réaliser des projets d'aide et souvent former les populations locales de continuer les projets de temps après la fin des contrats. AusAID contribue à niveaux mondial et régional des programmes de réduction de la pauvreté mis en place par la Banque mondiale et la Banque asiatique de développement et travaille avec (AusAID). (51)
· L' OCDE regroupe les gouvernements des pays attachés à la démocratie et l'économie de marché à travers le monde pour soutenir une croissance économique durable, stimuler l'emploi, augmenter de vie normes, maintenir la stabilité financière, aider au développement d'autres pays »économique, contribuer à la croissance du commerce mondial. L'OCDE utilise également beaucoup d'aide de consultants indépendants et des actions expertise et échanges de vues avec plus de 100 autres pays et les économies, en provenance du Brésil, La Chine et la Russie aux pays les moins avancés d'Afrique (OCDE). (52)
· Le PNUD travaille à travers ses institutions spécialisées organismes comme le FIDA, l'UNICEF, la CNUCED, et avec un large éventail de partenaires pour aider à créer des coalitions pour le changement de soutenir les objectifs aux niveaux mondial, régional et national, d'évaluer les progrès à leur égard, et pour aider les pays à renforcer les capacités institutionnelles, politiques et programmes nécessaires pour atteindre les OMD (PNUD). (53)
· L' Banque africaine de développement (BAD), l'Afrique la première institution de financement du développement, consacrée à la lutte contre la pauvreté et l'amélioration des conditions de vie à travers le continent au moyen de prêts, placements en actions et l'assistance technique, offre aussi de formidables opportunités pour les consultants indépendants. marchés des contrats financés par la BAfD sont effectués en conformité avec les exigences stipulées dans les Règles de procédure pour l'acquisition des biens et services et les règles de procédures pour l'utilisation de consultants (BAD). (54)
· La Banque internationale pour la reconstruction et le développement (BIRD) utilise également aider les consultants à promouvoir le développement durable grâce à des prêts, des garanties, des produits de gestion des risques, et analyse et de conseil services. Fondée en 1944, l'institution d'origine du Groupe de la Banque mondiale, la BIRD est structuré comme une coopérative qui appartient et est exploité pour le bénéfice de ses 185 pays membres. (55)
· La Banque asiatique de développement (BAD), souvent en partenariat avec les gouvernements et le secteur privé pour aider à réduire la pauvreté et améliorer la qualité de vie des membres pays repose sur sa stratégie 2020, un cadre stratégique à long terme adoptée en 2008, à la terre sur trois programmes stratégiques complémentaires: la croissance inclusive, une croissance écologiquement durable, et l'intégration régionale. (56)
Ces organismes donateurs ont leurs règles spécifiques et des termes de référence. (71) Dans le domaine des actions communautaires de recherche et technologiques Développement (RDT), les partenaires normalement signer un accord de consortium pour organiser le travail et de préciser certains droits et obligations pour mener à bien le projet. consultation distincte et indépendante entreprises sont sous-traités par le CE ou par le consortium pour les projets dans différentes parties du monde. (57) et les experts qui sont engagés par les entreprises qui réussissent le consortium a sous-traité sont fortement encouragés à toujours coordonner leurs activités avec les activités des projets financés par d'autres CE ou des projets financés par d'autres donateurs dans la région de la mise en œuvre. Le travail de l'administrateur est d'établir de tels contacts. (58) et compte tenu du fait que les experts ne sont différentes expériences dans la mise en œuvre du projet, il ya aussi des experts de certaines questions doivent connaître:
· A l'aide documents appropriés, les formes et la terminologie tel que requis par délégation de la CE et il ya des documents de base à tous les consultants doivent utiliser pour communiquer avec leurs partenaires, les entreprises contractées par la CE ou le consortium.
· Le cadre de référence en tant que document de base et obligatoire doivent être strictement respectées. Si l'expert estime les livrables demandés ou sorties sont déconnectés de la réalité, l'expert doit communiquer son ou des réserves dans le rapport initial ou avec la délégation, sous une forme écrite.
· Les experts doivent être patients avec les délégations de la CE et les bénéficiaires, si un expert n'est pas d'accord avec les méthodes de travail ou conformément aux procédures prévues par les opérations manuelles et CE termes de référence, l'expert a la responsabilité d'essayer de convaincre le CE ou le consortium en justifiant la valeur d'autres moyens peuvent être ajoutés aux produits livrables ou des sorties.
· Les experts doivent, Toutefois, comprendre la réalité que la CE ne pas accepter d'autres règles et les formes, sauf la leur.
· Même si les consultants sont en sous-traitance par des entreprises sous contrat par le CE ou le consortium, les consultants sont tenus de respecter les règles communautaires qui prévalent pour tous les projets. (59)
Leçons apprises
Mains sur l'expérience avec l'administration de back-office à des projets internationaux de développement du secteur de l'expert conclut que l'administrateur joue un rôle stratégique en aidant le projet à atteindre ses objectifs en mettant une approche systématique et disciplinée pour évaluer et améliorer l'efficacité des processus de travail, de contrôle et les processus de gestion. (60) L'expert administrateur crée une capacité qui sauvegarde et renforce la réputation du projet comme un intendant fiable des ressources des donateurs (61).
Autres compétences requises fonctionnelle des experts administratifs comprennent l'expert ayant d'excellentes aptitudes en communication écrite et verbale, y compris la capacité à établir une argumentation cohérente dans les présentations et les interactions de groupe. L'expert doit être habile dans l'utilisation d'information et de la technologie des communications. (62)
Les organismes donateurs préfèrent experts qui opèrent au sein de leurs cadres de compétences organisationnelles. Ils s'attendent à des experts de diriger et de gérer le changement avec intégrité, d'honnêteté et de confiance, en gardant la vision de l'entrepreneur et les valeurs au premier plan d'actions. Les experts doivent maintenir une forte indépendante attitude mentale et plus haute intégrité et sa capacité à inspirer et nourrir une culture organisationnelle de l'ethos et l'équité. (63)
En tant qu'expert, il est professionnels à tenir des relevés précis et systématiques des comptes, aux fichiers et dossiers. Les dossiers doivent identifier clairement, entre autres, la base sur laquelle les factures ont été calculés. L'expert doit être compétent dans la préparation et la soumission de rapports périodiques sur les activités du projet au chef d'équipe du projet en soulignant entre autres leur incidence sur les différents domaines d'intervention. L'expert devrait cherchera également à établir des repères et des cibles pour atteindre les deux objectifs du programme et de l'activité en fonction complète des indicateurs pour mesurer le degré d'atteinte et de mettre en évidence ces dans tous les rapports. (64)
Les experts ne doit pas tenter ou commettre une fraude, tromperie, financière ou à la procédure des actes répréhensibles en ce qui concerne l'exécution de leurs obligations en vertu du contrat, et en avise immédiatement l'entrepreneur des circonstances donnant lieu à une suspicion que cette activité illicite peut se produire ou s'est produit. (65)
L'expert ne doit pas se livrer à des affaires personnelles, ou professionnelles l'activité qui est en conflit ou qui pourraient entrer en conflit avec aucun de leurs obligations en ce qui concerne le contrat. (66)
L'expert doit être familier avec les dispositions de la race relations, la discrimination sexuelle et le handicap et l'expert ne doit pas discriminer illégalement dans le sens et la portée de ces dispositions. (67)
Tous les organismes donateurs de respecter l'environnement, ils attendent donc l'ensemble des consultants pour aider à protéger l'environnement en ce qui concerne la performance des services et doivent être conformes à toutes les lois internationales lois, réglementations et pratiques des donateurs. (68)
La condition de maintenir une assurance responsabilité civile professionnelle est importante pour la plupart des organismes donateurs. Professionnel indemnité d'assurance prévoit une indemnité financière à un homme de métier ou d'une entreprise contre une obligation légale à indemniser une tierce partie qui a subi des blessures, des pertes ou des dommages par manquement à une obligation. (69)
Encore une fois, les experts doivent savoir utiliser le matériel du projet et tient l'inventaire du matériel, de son état et l'emplacement et de faire l'inventaire à la disposition de l'entrepreneur du projet. (70)
Expert faut savoir qu'aucune dépense ne peut être engagée au-delà de la limite financière et articles du budget du projet sans l'autorisation préalable écrite de l'entrepreneur donateurs. (71)
Pour la plupart des entrepreneurs des bailleurs de fonds, les redevances sont réputées pour couvrir le coût des salaires, des incitations à l'étranger, indemnités du congé, les primes, les bénéfices, impôts, assurances, retraite, jours non ouvrables et les frais de toute nature qui peuvent être engagés, sauf celles qui sont autrement expressément prévu dans le contrat. (72)
les formes spécifiques des donateurs et des factures souvent dans le sous forme de lettres, le numéro de référence du contrat et porter la signature originale sont utilisés pour recouvrer les paiements auprès des donateurs. (73) Car, DFID, par exemple, factures sont numérotées en séquence, en date du et marqué: «À l'attention de l'agent d'administration», indiquant la période, les services sont fournis à l'aide "de" et »À« dates. La facture finale présentée dans le cadre de ce contrat devrait porter la mention "facture finale". Les experts doivent savoir que toutes les factures non présentés dans conformément au format spécifique de donateurs peut entraîner un retard indu du paiement. (74) Pour plus d'informations monnaie, le London Financial Times "Guide mondial Devises» ne fournissent les informations nécessaires sur les taux de change. (75)
Les experts doivent également se familiariser avec les procédures de négociation des revendications ou des différends découlant de ou en relation Contrats d'. Le Centre for Effective Dispute Resolution à Londres (CEDR) peut être très utile. CEDR est une organisation indépendante à but non lucratif avec une mission de service public et soutenu par les multinationales entreprises de droit des affaires, et les organisations du secteur public. (76)
Dans l'ensemble, l'expert administrateur priorité des horaires de travail. Soulage les experts techniques de l'administration Afficher les informations, coordonne le flux de travail, mise à jour et chasser les tâches déléguées à assurer le progrès des délais, de maintenir les termes du manuel de référence pour assurer une performance constante de routines. (77) Afin de maintenir mécanismes de communication efficaces, l'expert compose des rapports quotidiens, les données de recherche pertinentes des consultants techniques peuvent utiliser pour appuyer la rédaction finale du rapport de projet. (78) Pour toutes les réunions, l'expert met l'accent sur l'ordre du jour des réunions. L'expert se charge des salles de réunion, agit comme secrétaire de séance, et prépare un compte rendu d'action. L'expert effectue pour gagner la confiance des parties prenantes. Même organise le transport local. rôle vise plus à des projets dans les domaines administratifs et autres de la compétence. administration de bureau aux niveaux avancés, est de retour sur les méthodes de des travaux de manutention, elle exige une vérification constante de la façon dont un projet fait bien les choses, et la volonté de secouer le bateau pour le respect des délais de trouver du travail accompli. (79) Voici quelques tâches typiques:
- Étude et comprendre les procédures secteur du développement international
- recommander des mesures pour améliorer les procédures d'exploitation standard.
- Prenez part à des contraintes administratives réunions pour assurer le secrétariat de suivi. (80)
Dans d'autres domaines, l'expert se trouve en réseau avec les différents intervenants dans le projet qui jouent un rôle important dans la vie du projet. Il ya un dicton dans le conseil en OD qui dit "il est vain de mettre en avant la personnalité du personnage, pour essayer d'améliorer relations avec les autres avant de s'améliorer nous-mêmes ». objectifs de coordination interpersonnelle des projets est la cadence de l'administration de back-office. Pour naviguer dans le chaos de traiter avec l'organisation questions dans un projet, l'expert administrateur essaie de s'appuyer sur les piliers d'être un gestionnaire efficace, bâti sur des piliers de l'intégrité de travail, le respect et la réciprocité. L'expert se fonde sur l'intimité d'une équipe d'experts et les autres parties prenantes clés du projet. (81)
L'accent sur les relations interpersonnelles
Certains analystes et les praticiens ont affirmer que les relations interpersonnelles sont essentielles à la réussite des projets. Même si les consultants sont souvent considérés avec suspicion par les opérateurs locaux se rencontrent, il est de la responsabilité de l'administrateur d'experts pour apaiser les soupçons. De toute évidence, l'expert administrateur a des attentes réalistes quant à l'influence des parties prenantes du projet. Les experts sont généralement bien connectés et branché sur les réseaux d'acteurs différents (si elles sont essentielles pour assurer les tâches du projet sont bien rempli), ils sont généralement révélés utiles en tant que sources d'informations et de conseils et en tant que vecteurs d'influence auprès de leurs équipes et les acteurs locaux. (82) Les experts peuvent aider aussi à la préparation de projets techniques et instruments de la formation et la motivation des agents recenseurs et / ou d'autres les participants au projet. (83)
Malgré ces reconnaissances de l'importance des réseaux sociaux et le fait que les activités interpersonnelles dans l'administration de back-office de consommer entre 50 à 70 pour cent du temps de l'administrateur, il est remarquable de voir combien peu d'attention a été consacrée à ce sujet dans le conseil en littérature professionnelle. Espérons que cet article sur l'administration de back-office incitera un plus grand intérêt dans ce qui est probablement le processus le travail le plus important dans le secteur du développement international. (84)
L'engagement ci-après les leçons apprises, avec un accent particulier sur les défis particuliers de l'administrateur d'experts-engagement sont tirées d'une revue de la littérature administrative, dépêches journalistiques, entrevues individuelles et de groupe avec d'autres consultants qui ont servi dans diverses parties du monde, et l'expérience de l'auteur. (85)
Institutionnelles et , La sensibilité «cœurs et les esprits», et le partage des intérêts culturels. En raison de la complexité de l'environnement opérationnel des projets internationaux de conseil en développement, en particulier lorsque les participants locaux à la vue projet avec méfiance la participation de "très bien payés" consultants externes, les défis organisationnels sont inévitables. (86) gagnante "coeurs et les esprits "est ce que l'expert ne l'administrateur qui est nécessaire pour la réussite du projet. Ce qui est important est que l'administrateur d'experts pour nourrir cet esprit d'intérêt commun à travailler ensemble avec consultants locaux pour atteindre des objectifs communs. (87)
L'établissement de relations. Dans les projets, comme il est avec, dans toutes les organisations, les personnes sont plus dignes de confiance que les institutions. Les relations personnelles sont la base de partenariats efficaces entre professionnels, et une condition sine qua non pour l'efficacité des activités de l'organisation. Ces relations, cependant, ne peuvent être établie et maintenue en engageant les parties prenantes du projet. (88)
Les relations se mettent en place et la nécessité tendance constante. "Face temps" avec les parties prenantes du projet Il est essentiel, même si rien de tangible vient de certaines réunions, puisque le temps est ainsi un investissement dans une relation dont les avantages ne sont pas immédiatement évidents. En outre, ces réunions pourraient décourager les étale dans le projet. (89)
La crédibilité est inestimable, une fois détruit, il est très difficile à rétablir. En conséquence, il est essentiel de tenir les promesses et à éviter de prendre des engagements qui ne peuvent pas être conservés. Les promesses non tenues saper les efforts pour établir des rapports et établir des relations qui sont essentielles à la réussite. (90) Pour ces raisons, l'administrateur experts devraient, dans la mesure du possible, éviter les pratiques qui perturbent les relations avec les partenaires locaux, tels que montrer et faire semblant d'être mieux informés que quiconque dans le projet. (91)
Implications pour la gestion des règles d'engagement des donateurs
Bien qu'une discussion détaillée de la façon dont chacun des règles d'engagement des donateurs à l'extérieur consultants sont appliquées dans les projets au-delà du champ d'application du présent article, il est important de reconnaître la valeur de la gestion des connaissances organisationnelles telles.
Une autre caractéristique des règles des bailleurs de fonds qui peuvent être managériale des préoccupations importantes de la relation entre les tendances de l'éthique du travail et les relations sociales entre les participants au projet. cultures de travail varient dans certaines parties du monde. Il s'agit d'un phénomène répandu dans le monde en développement. (92) recherche des cultures de travail dans les pays en développement et en Afrique a montré que la plupart des cultures de travail dans le monde en développement ont un décontractée facile habitude de travail en cours. L'expert doit être patient mais ferme dans la promotion de bonnes habitudes qui doivent être nourries. Le point de bonnes habitudes de travail est d'approfondir les valeurs démocratiques et de renforcer les avantages de la gestion responsable des projets. (93)
L'engagement comme une activité de gestion. planification de la participation au plus bas échelons tactiques, qui sont les échelons qui interagissent le plus intensément avec la population civile (par exemple, les agents recenseurs comme dans le cas d'une enquête nationale)-est souvent ad hoc, très informel, et fait "à la Engagement à la volée "par l'expert administrateur avec peu ou pas d'entrée du personnel formelle. Cependant, est trop importante pour être réalisée de telle manière, et devraient être abordés comme les autres essentiels activité de gestion. (94)
Il devrait y avoir un processus d'engagement formel de planification, avec la participation de tous les éléments du personnel concernés, d'identifier des cibles d'engagement, d'évaluer leurs motivations et leurs intérêts, de déterminer les objectifs d'engagement, de planifier des réunions, et les programmes sont établis. experts administrateur doit tenir comptes rendus après action d'évaluer les résultats des réunions et le plan et de préparer les activités de suivi. (95)
planification de la mission serait sans doute utile de griffonner toute activité entreprise en un jour dans un journal qui contribue à l'organisation et de superviser des activités. (96)
Comprendre excellence dans la consultation. Consulting est une profession fondée sur la connaissance et, par conséquent, il est responsable de experts Administrateur de continuer à acquérir de nouvelles compétences et de connaissances sur la façon de répondre aux exigences changeantes des missions ou à des fins de développement de carrière. L'expert doit continuer à investir dans pertinentes de formation pour obtenir et maintenir le mélange de compétences et les connaissances nécessaires pour atteindre le plus haut niveau de performance dans l'accomplissement des objectifs des projets. Un investissement adéquat dans la formation pour maintenir et améliorer le capital de connaissances est une action stratégique par un expert administrateur énergique. (97)
Etre l'expert est ce qui permet au consultant. Les acteurs locaux dans une projet ont parfois des attentes irréalistes concernant l'expertise des consultants. Être un apprentissage individuel est un must. (98)
Eviter les pièges du la politique institutionnelle. Travailler avec les intervenants dans un projet pose des défis particuliers. Les acteurs locaux sont intensément état conscient et concurrentiel, et les rivalités et les intrigues caractérisent souvent la politique institutionnelle. Ainsi, l'engagement d'experts nécessite souvent un équilibre délicat entre les coordonnateurs locaux, les superviseurs et les autres groupes de population dans le projet, pour éviter de créer ou d'aggraver rivalités ou des conflits. (99)
Un écueil spécifiques associés à la politique institutionnelle est des erreurs de l'ignorance. Il est facile de se tromper en raison d'un manque de connaissance des cultures de travail dans les institutions. Il est donc essentiel à devenir familiers avec l'histoire et la politique des institutions et des relations qui régissent ces institutions afin d'éviter tout faux pas. (100)
Le défi consiste à trouver un équilibre entre les parties prenantes participent à un projet. l'engagement d'experts devrait faire partie d'un vaste effort d'engager de multiples secteurs des parties prenantes à un projet en vue de promouvoir un esprit de comingling à travailler vers des buts communs. (101)
Conclusions
Interpersonnelles l'engagement est sans doute la ligne de l'administrateur le plus important d'experts de fonctionnement de l'administration de back-office dans le secteur du développement international. Si les experts d'atteindre un certain degré de succès dans le projet mise en œuvre, il est en grande partie parce qu'ils ont réussi à mobiliser les intervenants et en tirant parti des réseaux d'intervenants.
engagement interpersonnel, cependant, pose unique défis découlant de la demande particulière de l'interaction avec les communautés d'intervenants dont les normes, les valeurs et les formes d'organisation sociale divergent, à bien des égards, de celles des bailleurs de fonds.
Enfin, tandis que les leçons apprises engagement interpersonnel dans l'administration de back-office par des experts d'administrateur dans un projet de développement international peuvent s'appliquer partout, ce qui ne devrait pas être considérée comme étant la cas. Chaque projet est unique par son ampleur, sa dynamique interne et la politique, et ses relations avec les bailleurs de fonds. consultation des experts indépendants est la force motrice de la participation. Les besoins en recherche et l'organisation se dégagent de toutes les activités de conseil afin de produire une valeur ajoutée aux projets internationaux de développement du secteur. administration Back Office est la gestion de projets de recherche convient particulièrement aux ceux qui n'ont pas cette passion dans un domaine spécifique de la science. Avec l'administration de back-office on a les avantages d'être impliqué dans la recherche scientifique sans avoir de le faire. Le marché du travail pour les experts d'administrateur dans des projets de développement international semble très bonne. Le Bureau de la recherche au Royaume-Uni à Bruxelles, «groupe de la direction du développement», «Microfinance Gateway »,« devnetjobs »,« Association of International Consultants, Devjobs, «Eldis», «Expat Liste »,« idéaliste », MSI dans le monde,« Peace Corps », et« Relief Web »affichent les postes vacants dans à peu près chaque semaine qu'ils mettent à jour leurs sites Web. Ces nominations sont limitées dans le temps, mais aussi les postes de recherche de nombreux et presque tous les emplois dans le secteur du développement international. Pour un expert pour conserver leur emploi entre les consultants à court terme, L'expert devrait continuer à faire des efforts intenses pour envoyer curriculum vitae au plus grand nombre des sociétés internationales de conseil en développement que possible. Avec un cours, l'effort marketing intense, il ya de bonnes chances qu'un expert énergétique reste occupée.
About the Author
Kenday S. Kamara is a native of Sierra Leone, where he attended Fourah Bay College, University of Sierra Leone, 1982-1986. Kenday is an international development consultant in administration, policy development and capacity building. Kenday has consulted for VVMZ (a consulting firm based in Slovakia) as Administrator Expert for the 2007/2008 ACP-EU BizClim Microfinance Demand Survey (a project implemented for the National Commission for Social Action (NaCSA). Kenday is also consultant for Global Integrity – (an independent, nonprofit organization based in Washington, D.C., tracking governance and corruption trends around the world) and Konesens Research, Inc. – (a US-based global research and development consulting firm). Kenday is a Ph.D. scholar-practitioner in applied management and decision sciences at Walden University, specializing in leadership and organizational change. Kenday can be reached at kenday.kamara@waldenu.edu or via Skype at: medcallconsultants
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